Ⅲ　保有個人データ及び第三者提供記録に関する事項の周知

　株式会社デジタルソサエティー（以下、「当社」という。）では、保有個人データ又は第三者提供記録に関する事項について、以下の通り周知致します。


１．当社の名称及び住所、代表者の氏名

名称：株式会社デジタルソサエティー
住所：〒810-0004　福岡市中央区渡辺通5丁目20-7　上野ビル
代表者氏名：田村　隆応

２．個人情報保護管理者の氏名又は職名、所属及び連絡先

個人情報保護管理者の氏名又は役職名：代表取締役社長
連絡先：メールアドレス「 PMS@digital-society.co.jp」

３．保有個人データの利用目的

  • 　(1)　当社が直接取得した取引先様の個人情報
  • 　　・取引先様の個人情報は、商談及び業務上の諸連絡、受発注業務、請求支払業務のためなどに利用します。
  • 　(2)　お問い合わせ、資料請求をいただいた方の個人情報
  • 　　・当社の各事業に関するお問い合わせの方の個人情報は、お問い合わせにお答えするために利用します。
  • 　　・資料請求をいただいた方の個人情報は、ご要望いただいた資料の送付などに利用します。
  • 　(3)　採用応募者の個人情報
  • 　　・採用応募者の個人情報は、採用選考及びそれに伴う連絡などに利用します。
  • 　(4)　当社の従業者情報
  • 　　・従業者情報は、人事管理、労務管理、賃金・経費の支払い、福利厚生、安全管理、税務処理、健康管理、
    　　　マイナンバーの管理、営業活動、広報活動などに利用します。
  • 　　・当社の技術要員情報は、スキルの確認のため、及び、委託元にご提供するために利用いたします。
  • 　(5)　ご提供いただいた当社の従業者及び扶養家族の個人番号情報
  • 　　・ご提供いただいた当社の従業者及び扶養家族の個人番号情報は、法律で特定された「社会保険手続き」、
    　　　「税務処理」などに利用します。

    • ４．保有個人データ取扱いに関する苦情の申し出先

    〒810-0004　福岡市中央区渡辺通5丁目20-7　上野ビル
    株式会社デジタルソサエティー　個人情報に関するお問い合わせ窓口
    メールアドレス：PMS@digital-society.co.jp

    ５．当社の加入する認定個人情報保護団体について

  • 　【認定個人情報保護団体に加入済みの場合】
  • 　　　当社の所属する認定個人情報保護団体の名称と苦情の解決の申し出先
  • 　【認定個人情報保護団体の名称】
  • 　　　一般財団法人日本情報経済社会推進協会
  • 　【苦情の解決の申出先】
  • 　　　認定個人情報保護団体事務局
  • 　　　〒106-0032　東京都港区六本木一丁目9番9号　六本木ファーストビル内
  • 　　　電話番号　03-5860-7565　／　0120-700-779
  • 　　　（当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません）

    • ６．開示等の手続きについて

    開示等のご請求がございます場合には、下記の【開示等に関する手続き】をご参照の上、「個人情報に関するお問い合わせ窓口」までご連絡をお願いします。
    請求に必要な手順の説明と必要な申請書類などをお送りします。

    【開示等に関する手続き】

    株式会社デジタルソサエティー（以下、「当社」という。）では、個人情報の開示等（保有個人データに関する利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、又は第三者提供記録の開示）のご請求が出来ます。
    当社では、次の手順で個人情報の開示等の求めに対応いたします。


    　6-１．開示等の求めの受付

    （１）下記の宛先までご連絡ください。
    当社より「所定の用紙」を郵送いたしますので、到着後、以下の宛先まで、必要となる資料を添付し、郵送、メール又はご持参ください。

  • 　　　　　〒810-0004　福岡市中央区渡辺通5丁目20-7　上野ビル
  • 　　　　　株式会社デジタルソサエティー　個人情報に関するお問い合わせ窓口
  • 　　　　　メールアドレス：PMS@digital-society.co.jp

    • （２）開示等の請求をする者が、本人又は代理人であることの確認の方法

  • 　　　 ｱ） 開示等の請求者する者が本人であることの確認は、以下に定める本人を確認する書類により、
    　　　　　苦情相談窓口責任者が確認させていただきます。
  • 　　　 ｲ） 開示等の請求者する者が代理人であることの確認は、開示等の請求をする本人を確認する書類に加え、
    　　　　　任意代理人、法定代理人（未成年後見人、成年後見人、親権者）別に、以下に定める開示対象者と
    　　　　　代理人関係を証明する書類及び代理人本人を確認する書類により、苦情相談窓口責任者が確認させて
    　　　　　いただきます。
  • 　　　 ｳ） 本人及び代理人本人を確認する書類は、以下に例示の公的機関発行の証明書の写しが必要です。
    • 　　　　〇 運転免許証、マイナンバーカード（表面）、その他本人確認ができる写真入りの公的証明書の
    　　　　いずれか1点
    　　　又は
    　　　　〇 健康保険証や住民票・印鑑登録証明書など公的機関が発行した有効期限内又は発行から
    　　　　３ケ月以内のものを２種類　各１点
  • 　　　 ｴ） 開示対象者と代理人関係を証明する書類は、以下の通りです。
  • 　　　　＜開示等の請求をすることにつき本人が委任した代理人の場合＞
    　　　　　‐本人の委任状
  • 　　　　＜代理人が未成年者の法定代理人の場合＞
    　　　　　‐戸籍謄本
    　　　　　‐登記事項証明書
    　　　　　‐その他法定代理権の確認ができる公的書類
  • 　　　　＜代理人が成年被後見人の法定代理人の場合＞
    　　　　　‐後見登記等に関する登記事項証明書
    　　　　　‐その他法定代理権の確認ができる公的書類
  • 　　　　＜代理人が親権者の場合＞
    　　　　　‐親権者であることを確認できる戸籍全部事項証明書
    　　　　　‐その他親権者の確認ができる公的書類


    • 　6-2．「開示等の請求及び第三者提供記録の開示に関するご請求」の手数料及びその徴収方法

    利用目的の通知又は開示の請求及び第三者提供記録の開示の場合にのみ、１回の請求につき、手数料（郵送で回答させていただく場合の郵送料を含む）を申し受けます。手数料は、「個人情報開示等請求書」に郵便小為替または切手を同封してください。なお、「第三者提供記録の開示」の請求に対する手数料は無料です。
    ・手数料金額：1,000円


    　6-3．検討結果連絡

    当社内で検討した結果は、以下の方法、または、開示請求で、開示方法をご本人が指定された場合は、可能な限りその方法により遅滞なくご連絡します。
    ・書面の郵送又はEメール又は手渡し

    書面の送付先は、以下のいずれかの適切な方法を選択し行います。
    ・登録されている本人又は法定代理人の住所に回答文面を郵送
    ・登録されている本人又は法定代理人のＥメールアドレスに回答文面をメール

    書面の手渡しは、申請者の本人及び代理人本人を確認する書類を確認の上、手渡しします。


    ７．保有個人データの安全管理のために講じた措置

    当社では皆様からお預かりした個人データは、安全に保管するために紙媒体や電子媒体の場合は施錠管理、データの場合にはアクセスできる担当者を限定するなどの対策を講じております。

  • 　（1） 基本方針の策定
  • 　　・個人データの適正な取扱いの確保のため「関係法令・ガイドライン等の遵守」「質問及び苦情の窓口」等に
    　　　ついての基本方針を策定しています。
  • 　（2） 個人データの取扱いに係わる規律の整備
  • 　　・取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取得方法、責任者・担当者及びその任務等に
    　　　ついて、個人データの取扱規程を策定しています。
  • 　（3） 組織的安全管理措置
  • 　　・個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が
    　　　取り扱う個人データの範囲を明確化し、法令や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の
    　　　責任者への報告連絡体制を整備しています。
  • 　　・個人データの取扱い状況について、定期的に自己点検をするとともに、他部署による監査を実施しています。
  • 　（4） 人的安全管理措置
  • 　　・個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
  • 　　・個人データの機密保持に関する契約を従業者と締結しています。
  • 　（5） 物理的安全管理措置
  • 　　・個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、
    　　　権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
  • 　　・個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難または紛失を防止する措置を実施しています。
  • 　（6） 技術的安全措置
  • 　　・アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
  • 　（7） 外的環境の把握
  • 　　・外国において個人データを取り扱う場合は、当該外国における個人情報の保護に関する制度等を
    　　　把握した上で、安全管理措置を実施します。

    • 以上